Wie Du mit einem Kommunikations-Codex Zeit sparen kannst
Neue Medien bieten Chancen, die gerade heute für KMUs besonders wichtig sind. Um erfolgreich zu sein, bedienen wir uns zahlreicher Kommunikationskanäle, die uns erlauben, Ideen und Informationen schnell und unkompliziert auszutauschen. Digitale Meister*innen wissen natürlich, dass diese Chancen aber auch mit Risiken verbunden sind. Wie zum Beispiel vermeidest Du unangenehme Situationen oder verschwendest deine Zeit nicht mit den falschen Kommunikationswegen? Und wann und wie stellst Du sicher, dass Du nicht dem Kommunikationswahn verfällst?
Diese Fragen beantworten wir in unserem Informations- und Kommunikationscodex. Er soll dir dabei helfen, die Kommunikation zwischen und mit deinen Mitarbeitern bewusst und aktiv zu gestalten und so Eure Zusammenarbeit zu verbessern. Und damit Zeit zu sparen!
Lösungsorientierung, Ehrlichkeit und Freundlichkeit
Das sind die drei Grundsätze der Kommunikation, die erfolgreiche KMUs beachten. Auch wenn das eine natürliche Reaktion ist – wenn Du ein Problem lösen musst, ist es wichtiger, dass Du dich auf die Lösungsfindung konzentrierst als nach Verantwortlichen zu suchen. Damit trennst Du das Sachliche vom Persönlichen. Und ja, offene, ehrliche Worte können weh tun. Aber nur kurz. Falsche Freundlichkeit jedoch kann zu langfristigen Problemen führen. Echte Freundlichkeit zeigst Du dafür in der Kritik, die Du mit Respekt verteilst und auch anhörst. So bist Du hart in der Sache – aber weich zu den Menschen.
Aufgaben und ihre passenden Kommunikationskanäle
Ob spontaner Ideenaustausch oder Jahresabrechnung, für jede Aufgabe gibt es den passenden Kommunikationskanal. Was bei der einen Aufgabe notwendig ist, kann bei der nächsten schon Zeitverschwendung sein. Zu wissen, wann Besprechungen, Präsentationen, Team Chats oder Treffen in Person (ob virtuell oder vor Ort) am effektivsten sind, ist ebenso wichtig, wie die einzelnen Kommunikationskanäle optimal einzusetzen.
Regeln und Routinen wie Du die wichtigsten Kommunikationskanäle in deinem KMU einsetzt…
Für viele von uns sind virtuelle Besprechungen momentan besonders bedeutsam. Wahrscheinlich war auch für deine Mitarbeitenden die Umstellung nicht immer einfach. Hier sind ein paar der wichtigsten Regeln, die Du beachten solltest:
schalte das Mikrofon grundsätzlich aus und die Kamera ein
trage bequeme, aber professionelle Kleider und beachte, dass ein guter Stuhl eine gute Haltung stärkt
wähle einen ruhigen, gut beleuchteten Arbeitsraum mit einem Hintergrund, der nicht ablenkt
schalte alle störenden Benachrichtigungen ab
Du findest in unserem Codex natürlich auch Regeln für den Informationsaustausch per E-Mail, Team Chat, Telefon und Besprechungen.
…und wann Du die Kommunikationsflut eindämmen solltest
Nur wenn Du den Informationsaustausch und die Kommunikation in deinem KMU meisterst, kannst Du Erfolg haben. Aber es gibt auch Zeiten und Situationen, in denen die wirklich wichtigen Dinge in den Vordergrund treten. Dem Kommunikationswahnsinn kannst Du Einhalt gebieten, indem Du zum Beispiel kommunikationsfreie Zeiten vereinbarst, in denen sich alle Mitarbeiter ungestört auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Im Codex findest Du von uns noch ein paar weitere Tipps dazu.
